الهيكل التنظيمي: لطلب خدمة (madarej.sa)
هو قاعدة الأساس لأي مؤسسة حيث يتم من خلاله تقسيم المهام والمسؤوليات وتوزيعها على الإدارات والأقسام المختلفة بالإضافة إلى تحديد عدد العاملين في كل قسم وربطه مع غيره من الأقسام والإدارات.
فهو بمثابة رسم تخطيطي للهيكل الداخلي لأي منشأة من خلال تحديد الأدوار والمسؤوليات المختلفة ورسم العلاقات بين العاملين وفريق الإدارة داخل الكيان، سنتعرف اليوم على الهيكل التنظيمي وخصائصه وأنواعه وكيف يمكن للشركات اختيار المخطط المناسب؟
ما هو الهيكل التنظيمي في المؤسسات؟
هو تخطيط يتم من خلاله تحديد بناء المؤسسة وتنظيم الأقسام وفريق العمل وكيفية ترابط تلك العناصر معاً، فمن خلاله يتم تنظيم كافة العلاقات بين العاملين داخل الشركة وتحديد السلطات والمهام المطلوبة من كل موظف وكيفية ربط تلك المهام مع بعضها البعض.
هذا الهيكل يساعد المؤسسات على النمو ويجعلها تركز على الأهداف العامة وتحديد الأدوار والمسؤوليات من البداية وتنظيم المهام بين الفريق لتسهيل التواصل بينهم وتبادل الأفكار وبالتالي زيادة معدلات نمو الشركة. لطلب خدمة (madarej.sa)
خصائص الهياكل التنظيمية:
يتصف هذا الهيكل بالعديد من الخصائص التي تساعد أي مؤسسة في بناء أقسامها وتحقيق النجاح المطلوب.
أولاً: التنظيم
حيث يمكن للشركات من خلاله تحديد الإدارات وكافة الوظائف التابعة للمؤسسة بكل دقة واتباع تسلسل مناسب لأداء المهام والمسؤوليات.
ثانياُ: التسلسل
فمن خلاله توزع الإدارات والأقسام بطريقة تسلسلية تساعد فريق العمل على فهم طبيعة عملهم وحدود المسؤوليات الخاصة بكل موظف.
ثالثاً: التواصل المتسلسل
الهيكل التنظيمي يتيح تواصل الفريق وفقاً للتسلسل الهرمي للوظائف على سبيل المثال لا يمكن لموظف بقسم التسويق التواصل مع مدير الشركة عند رغبته في الشكوى أو اقتراح أمراً ما، وإنما يكون التواصل مع رئيسه المباشر والذي يقوم بتصعيد الأمر إلى رئيسه ليقوم الأخير بتصعيد الأمر حسب التسلسل الوظيفي حتى يصل إلى المدير.
رابعاً: رسمي وواسع النطاق
هذا الهيكل يساعد المؤسسات على العمل برسمية واحترافية، كما أنه يسّهل من عملية تتبع العمل وكشف الأخطاء ومعالجتها بشكل سريع نتيجة لترتيب الوظائف والأقسام بشكل جيد.
أنواع الهياكل التنظيمية:
توجد أنواع متنوعة من الهياكل يمكن لأي مؤسسة الاختيار من بينها حسب سياسة المنشأة وحجم نشاطها.
أولاً: الهيكل الوظيفي
يستخدم هذا الهيكل بشكل كبير في المنشآت الكبيرة وأيضاً الناشئة ويعتمد هذا النوع على تحديد أقسام الشركة بدقة وحدود مسؤوليات كل موظف والتدرج الوظيفي الخاصة به وحدود خبراته ومهاراته.
ثانياً: الهيكل القطاعي
هذا النوع شامل ومنفتح فهو هيكل تسلسلي يسمح بالتواصل مع أكثر من إدارة في نفس الوقت فيمكن أن يعمل الموظفون من الأقسام المختلفة معاً لتنفيذ مشروع معين.
ثالثاً: الهيكل الجغرافي
يستخدم هذا النوع بشكل كبير في الشركات الكبيرة بحيث يقسم العمل على حسب بناء التوزيع الجغرافي لفروع المؤسسة.
كيف يمكن للشركات اختيار الهيكل المناسب؟
توجد العديد من العوامل التي يمكن لأي مؤسسة من خلالها اختيار الهيكل التنظيمي الذي يتناسب مع طبيعة عملها، ومن أبرز تلك العوامل ما يلي:
أولاً: استراتيجية المؤسسة
يجب أن تدعم الهياكل التنظيمية استراتيجية مؤسستك كما يجب أن تكون متوافقة مع كافة أهدافك التي تود تحقيقها، على سبيل المثال إذا كنت ترغب في خلق التعاون والابتكار في مكان العمل فأنت تحتاج إلى الحرية واللامركزية.
بينما إذا كنت ترغب في الاستقرار والثبات داخل مكان العمل فأنت تحتاج إلى الرسمية والمركزية في القرارات.
ثانياً: حجم المنشأة
يجب عند اختيار الهيكل المناسب لك النظر إلى حجم مؤسستك، حيث تختلف المنشآت الكبيرة عن المؤسسات المتوسطة أو الصغيرة، حيث إن لكل منهما نمطاً مختلفاً عن غيرها في عملية الإدارة وذلك نتيجة لاختلاف العمليات والموارد بالإضافة إلى اختلاف ميزانية وحجم فريق كل شركة وحجم تعاملاتها مع العملاء والشركات الأخرى.
ثالثاً: بيئة العمل
تؤثر بيئة العمل داخل المؤسسة على اختيار الهيكل فبيئة العمل التجارية أو الثقافية أو الاجتماعية أو الاقتصادية تؤثر بشكل كبير على قرار اختيار الهيكل المناسب.
رابعاً: ثقافة المؤسسة
ترسم ثقافة المؤسسة قيماً وسلوكيات ومبادئ الشركة في التعامل مع فريق العمل وأيضاً العملاء،
وبالتالي تؤثر تلك الثقافة على اختيار نوع الهيكل، فإذا كانت الثقافة قائمة على منح العاملين حرية الإبداع والابتكار فأنت تحتاج إلى هيكل يتسم باللارسمية واللامركزية.
هذا كان كافة ما يخص الهيكل التنظيمي وأشكاله المتنوعة يمكنكم اختيار الأنسب لمؤسستك وفريق العمل.
هل كل المؤسسات تملك نفس الهيكلية الإدارية؟
يوجد عدة أنواع من الهياكل التنظيمية تتنوع من حيث صلاحية وأدوار مدير المشروع في المؤسسة، ويختلف دور مدير المشروع وصلاحياته حسب الهيكلية التنظيمية المتبعة في المؤسسة. واختيار الهيكلية الأنسب لمؤسستك يعتمد على حجمها وطبيعة العمل وكذلك الثقافة الموجودة في المؤسسة.
مدير المشروع هو الشخص المكلف من قبل المؤسسة المنفذة لقيادة الفريق المسؤول عن تحقيق أهداف المشروع ودور مدير المشروع يختلف عن المدير الوظيفي أو العمليات. وعادة ما يكون المدير الوظيفي مركزا على توفير الرقابة الإدارية للوحدة الوظيفية أو وحدة الأعمال ومديرو العمليات هم المسؤولون عن التأكد. من أن العمليات التجارية فعالة.
وفي حالات أخرى، قد يكون مدير المشروع اعتمادا على الهيكل التنظيمي، قد يقدم مدير المشروع تقرير إلى مدير البرنامج أو حافظة المشروعات الذي يكون هو المسؤول في النهاية عن عدة مدراء للمشروعات الذين يقدمون تقريراً واحداً عن المشروعات على مستوى المؤسسة. في هذا النوع من الهياكل المؤسسية، يعمل مدير المشروع بشكل وثيق مع مدير البرنامج أو حافظة المشروعات للعمل على تحقيق أهداف المشروع وضمان أن خطة إدارة المشروع تتوافق مع خطة البرنامج الشاملة. كما يعمل مدير المشروع أيضا بشكل وثيق وبالتعاون مع الأدوار الأخرى، مثل محلل الأعمال، ومدير ضمان الجودة، وخبراء المحتوى.
أنماط التنظيمات الوظيفية:
المنظمات عبارة عن ترتيبات منظمة للكيانات (اشخاص و / أو أقسام) تهدف إلى تحقيق غرض قد ينطوي على القيام بالمشروعات تؤثر ثقافة وأسلوب المنظمة على أسلوب تنفيذ المشروعات بها.
يعد الهيكل التنظيمي من العوامل البيئية المؤثرة في المشروع والذي قد يؤثر على إتاحة
الموارد وعلى أسلوب تنفيذ المشروعات. وتتراوح الهياكل التنظيمية من هيكل وظيفي إلى
هيكل قائم على المشروعات مع مجموعة متنوعة من الأقسام.
التنظيم الوظيفي الكلاسيكي (functional Structure) الموضح في الشكل (2 – 1)عبارة عنتسلسل هرمي يكونالموظف فيه رئيس واحد محدد. ويتم تجميع أعضاء فريق العمل حسب التخصص مثل إدارة المشاريع إدارة المعلومات المالية، التخطيط والتسويق والموارد البشرية والمحاسبة على المستوى العلوي. ويمكن تقسيم التخصصات مرة أخرى إلى مجموعة فرعية في وحدات وظيفية مركزة. ويقوم كل قسم في التنظيم الوظيفي بأعمال المشروع المنوطة به بصورة مستقلة الأقسام الأخرى.
حتى إن التنظيمات المصفوفية (Matrix Structure) كما هو موضح في الأشكال 2- تعكس مزيج من السمات المعروفة بها التنظيمات الوظيفية والتنظيمات القائمة على المشروعات. يمكن تصنيف التنظيمات المصفوفية كتنظيمات ضعيفة أو متوازنة أو قوية حسب مستوى السلطة والتأثير بين المديرين الوظيفيين ومديري المشروعات تتسم التنظيمات المصفوفية الضعيفة بعدة خصائص يتسم بها التنظيم الوظيفي ولا يتعدى دور مدير المشروع عن كونه منسق أو منجز أعمال يعمل منجز أعمال المشروع (Project Expediter) كمساعد فريق عمل ومنسق اتصالات وليس له دور باتخاذ أو تفعيل قرار. يتمتع منسق المشروع (Project Coordinator) بنفوذ يسمح له باتخاذ بعض القرارات، وتولي بعض السلطات، ويرأسه أحيانا مدير ذو درجة وظيفية أعلى. تتسم التنظيمات المصفوفية القوية (Strong Matrix) بالعديد من الخصائص التي يتسم بها التنظيم القائم على المشروعات، ويكون فيها مديري مشروعات بنظام الدوام الكامل يحظون بسلطة كبيرة. وموظفين إداريين بنظام الدوام الكامل معنيين بالمشروع. في حين أن التنظيم المصفوفي المتوازن (Balance Matrix) يدرك الحاجة إلى مدير مشروع إلا أنه لا يمنح مدير المشروع كامل السلطة على المشروع وتمويله .توفر الجداول (2-2) و (3-2) و (4-2) مزيدا من التفاصيل حول الهياكل التنظيمية المصفوفية المتنوعة. 
التنظيم القائم على المشروعات (Projectized Structure هو على النقيض من التنظيم الوظيفي كما هو موضح في الشكل – في التنظيم القائم على المشروعات يتم حصرا اعضاء فريق العمل في موقع واحد ويتم تسخير أغلب موارد المنظمة في أعمال المشروع، ويتوفر لدى مديري المشروعات قدر كبير من السلطة والاستقلالية. وكثير ما تتم الاستعانة بأساليب التعاون الافتراضية لتحقيق الفوائد الحاصلة من فرق المحصورة في موقع واحد. تشتمل التنظيمات القائمة على المشروعات على وحدات تنظيمية تسمى الأقسام، ولكن قد تخضع أو توفر خدمات دعم للمشروعات المتنوعة.
تتضمن العديد المنظمات جميع هذه الهياكل على مستويات متنوعة، ويشار إليها في الغالب باسم التنظيم المركب (Composite Structure) كما هو موضح في الشكل 2-6 على سبيل المثال، قد يقوم التنظيم الوظيفي بتشكيل فريق مشروعات خاص للتعامل مع مشروع حيوي. وقد يتسم مثل هذا الفريق بعدة خصائص من الخصائص الموجودة في فرق المشروعات في التنظيم القائم على المشروعات. قد يشمل الفريق موظفين من مختلف الأقسام الوظيفية بنظام الدوام الكامل، وقد يقوم بوضع مجموعته الخاصة من إجراءات التشغيل، وقد يعمل حتى خارج هيكل الإشراف القياسي والرسمي أثناء المشروع، علاوة على ذلك، قد تقوم المنظمة بإدارة اغلب مشروعاتها باستخدام مصفوفة قوية، ولكن تسمح بإدارة المشروعات الصغيرة بواسطة الأقسام الوظيفية. 