ماهي أتمتة عمليات الأعمال
تسمى الأعمال والأنشطة التي تقرب شركتك من تحقيق الهدف بالعمليات. من خلال أتمتة عملياتك ، يمكنك تقليل متطلبات الإدخال اليدوي للبيانات وبالتالي تقليل الخطأ البشري. يتحمل المدراء التنفيذيون في الشركات الكثير من المسؤوليات لرعايتها. يبدو أحيانًا أنه لا يوجد وقت كافٍ في اليوم لإنجاز كل شيء بشكل فعال ، لا سيما عند محاولة الحفاظ على التوازن بين الإجراءات الداخلية ، وتقديم تقارير للمساهمين الخارجيين ، وإدارة توقعات العملاء.
يمكن جعل قائمة المهام التي لا تنتهي والتي ترافق إدارة الأعمال التجارية أكثر قابلية للإدارة إلى حد ما بمساعدة التكنولوجيا في شكل BPA. تعمل الأتمتة على تحسين عمليات التدريب والإعلان والتسويق وإدارة الوسائط الاجتماعية.
أتمتة عمليات الاعمال
تعمل المؤسسات على أتمتة العمليات التي تتراوح من تعيين الموظفين إلى إجراءات الدفع في معالجتها اليومية. ويجب أن تتطلب برامج أتمتة لمهام مختلفة. هذا يقلل من حاجة الموظفين لإرسال المستندات من مكان إلى آخر. إذا كنت ترغب في الاستعانة بمصادر خارجية لإنشاء برنامج التشغيل الآلي الخاص بك للمطورين ، فتأكد من أنهم يعرفون الوظائف العديدة التي يجب القيام بها داخل مؤسستك. يمكن لـ BPA للعمليات ربط إدارة تدفق المستندات ومهام الشراء.
سيؤدي تنفيذ عمليات مراقبة المخزون إلى تسريع تنفيذ الطلبات المخصصة مقارنةً بالتحقق يدويًا من الموارد المتاحة.
تتكون BPA عمومًا من ثلاثة مكونات أساسية ، وهي كالتالي:
- أتمتة العمليات
- المعلومات مركزية ، ويتم تحقيق المزيد من الشفافية
- يقلل من ضرورة الاتصال وجهاً لوجه مع زيادة احتمالية مشاركة المعلومات في جميع أنحاء الشركة مع الأطراف المناسبة في نفس الوقت
إذا لم يكن الأمر آليًا ، فقد يكون من الصعب المطالبة بمبالغ كبيرة من الفواتير غير المدفوعة. لذلك ، من المهم المطالبة بالفواتير غير المسددة. من المهم أيضًا إنشاء الفواتير وإعداد الميزانية. ستصبح مؤسستك أكثر إنتاجية وفعالية من حيث التكلفة عندما تقوم بأتمتة عملياتك. قم بعمل قائمة بجميع المهام التي تحتاج إلى أتمتة. لتسهيل التشغيل التلقائي ، قسّم المهام إلى أجزاء أصغر. يجب أن تكون أتمتة عمليات الأعمال قادرة على استخلاص المعلومات من كل من البيانات المهيكلة (المعلومات التي تم جمعها وتفصيلها) والبيانات غير المنظمة من أجل الحفاظ على سير العمل. يمكنك تحديد أصل البيانات والأغراض التي تخدمها أهداف العمل. تم استخدام العمليات التجارية التي تغطي شراء الأصناف من خلال معالجة الطلبات والموافقة على الميزانية.
هناك أسباب مختلفة لأتمتة عملياتك. عندما يتعلق الأمر بإنشاء خادم وشبكة وتطبيقات جوال معقدة دون كتابة كلمة برمجية ، فإن AppMaster.io هو الجيل التالي من النظام الأساسي بدون رمز. ستستخدم طريقة التطوير واجهة عبر الإنترنت مع أدوات البرمجة المرئية. مطلوب اختيار برنامج أتمتة عمليات الأعمال المناسب لكل مؤسسة.
أمثلة على أتمتة عمليات الأعمال
https://madarej.sa/%D8%A5%D8%AA%D9%88%D8%A7%D8%B5/
فيما يلي بعض الأمثلة على كيفية استخدام أتمتة عمليات الأعمال حتى تتمكن من فهم الموضوع بشكل أفضل.
- 1. توظيف موظفين جدد
المثال الأول لأتمتة العمليات التجارية هو توظيف الموظفين. على الرغم من أنه يبدو إجراءً مباشرًا ، إلا أن توظيف الأفراد يتطلب العديد من الواجبات المختلفة. لتسمية بعض الإجراءات المطلوبة ، ستحتاج إلى ملء نماذج معلومات الموظف ، وتنظيم اجتماعات تعريفية ، وتنظيم جلسات تدريبية ، وإعداد حسابات بنكية ، وجمع الأوراق الأساسية ، وتعيين مرشدين.
بدون الأتمتة ، من المحتمل أن يصبح الإجراء بأكمله غير منظم للغاية ، مما قد يؤدي إلى النتائج التالية:
- توثيق لا ينتهي
- يخسر بعض الأشياء
- استياء الموظفين
- انخفاض مستوى الإنتاجية
عند استخدامها لتوظيف الموظفين ، ستوفر أتمتة عمليات الأعمال انتقالات لا تشوبها شائبة من نشاط إلى آخر ، وتحافظ على الموظفين المعنيين في الحلقة وتوفر رؤية لحالة العملية.
أتمتة العمليات الإدارية
- 2. أوامر العميل للشراء
في جميع الأعمال تقريبًا ، بما في ذلك أتمتة العمليات التجارية ، يعد إرسال طلبات أوامر الشراء نشاطًا مستمرًا. يقوم الفريق الذي يقوم بالطلب بإكمال نموذج ثم إرساله إلى الفريق الذي قام بالشراء. بعد ذلك ، تنظر السلطة المسؤولة عن الموافقة في الطلب وتقرر رفضه أم لا اعتمادًا على جودة المعلومات المقدمة والأموال المتاحة. بعد ذلك يتم تسليمها للمجموعة التي طلبت ذلك. في حالة قبول الطلب ، يتم إنشاء أمر شراء وإرسال نسخ منه إلى المورد وفريق المخزون.
في حالة عدم وجود الأتمتة ، يمكن للمرء أن يواجه الصعوبات التالية:
- تم تعليق الموافقة على أمر الشراء
- تؤثر على الإنتاجية
- سجلات غير مكتملة أو مفقودة
- عدم الدقة في أمر الشراء
- حدثت أخطاء أثناء تسليم المواد
قد تساعد أتمتة العمليات التجارية في تعزيز المساءلة والشفافية وتوفير التقاط البيانات الدقيقة التي يمكن لأصحاب المصلحة الرئيسيين الوصول إليها عندما يكون ذلك ضروريًا. بالإضافة إلى ذلك ، سوف يتتبع كل اتصال داخل سير العمل المرتبط بالعمليات لجعل تنفيذه أبسط وأسرع.
- 3. الذمم الدائنة من العملاء:
تتطلب معالجة الفواتير والإشراف على الدفع عمليات تحقق مستمرة ومراقبة للعملية. ومع ذلك ، يمكن لـ BPA المساعدة في مسح الأوراق المالية ذات الصلة والتعرف عليها وجمعها وتنظيمها وإرسالها لضمان الدفع الفوري. بالإضافة إلى ذلك ، نظرًا لأنه سيتم وضع كل شيء في موقع مركزي محمي من الوصول غير المصرح به ، فسيكون إنهاء الحسابات أسهل بكثير.
خطوات في BPA
يمكن إنجاز أتمتة العمليات التجارية من خلال الخطوات الخمس التالية:
- 1. تحديد الأنشطة التي يجب أن تكون آلية
يمكنك استخدام خرائط عملية مختلفة لتحديد الأنشطة داخل مؤسستك المرشحة للأتمتة. بهذه الطريقة ، يمكنك أتمتة النشاط. من الجيد أتمتة الأنشطة.
- 2. تحديد أهداف العمل
ما الذي تتمنى تحقيقه الآن؟ كيف ستكون الأتمتة مفيدة بالضبط؟ كيف تخطط لتقييم مستوى نجاحك؟
- 3. تأكد من استخدام الأداة المناسبة
لاختيار الأداة المناسبة
يجب على المرء أولاً التحقق من أنها تفي بالمعايير التالية:
سهل الاستخدام ، وسهل الفهم ، وقابلية للتكيف وقابلية التوسع. يتحد مع مجموعة الأدوات الموجودة ؛ قبل شراء أداة ، تحقق من أنها تستطيع استخراج البيانات من الأدوات الأخرى المستخدمة بالفعل وأنها يمكن أن تعمل بسلاسة مع البيانات التي تحتفظ بها مؤسستك بالفعل.
- 4. تغيير الإدارة
يجب تنظيم التدريب والدروس التعليمية للموظفين ، وخاصة هؤلاء الموظفين الذين سيتعاملون مع التكنولوجيا يوميًا.
- تطوير ثقافة قابلة للتكيف مع الأفكار الجديدة.
- شارك مع فريقك.
- توفير فرص للتعليم المستمر في شكل دورات تدريبية
- 5. راقب الأشياء وتدوين الملاحظات
ليس من المفترض أن تظل هذه الأدوات كما هي ؛ بدلاً من ذلك ، فهي تتكيف مع كيفية عمل مؤسستك. استخدمها لمراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية وإجراء التعديلات حسب الحاجة.
خطوة واحدة في كل مرة للأتمتة
تتضمن الخطوة الواحدة في كل مرة ما يلي:
الخطوة 1: الخطوة الأولى هي تحديد الأسباب الإستراتيجية لأتمتة عمليات الأعمال.
الخطوة 2: إجراء تقييم نقدي للإجراءات الموجودة مسبقًا.
الخطوة 3: تحديد مجالات المشكلات التي يمكن تخفيفها من خلال أتمتة عمليات الأعمال.
الخطوة 4: تتضمن الخطوة الأخيرة تنفيذ الأتمتة.
أفضل ممارسة لأتمتة المعالجة
تساعد عملية الأتمتة هذه في الحفاظ على سير العمل في المهام المختلفة. تم ذكر بعض الأمثلة أدناه التي تسهل القيام بالمهام وتساعد في المعالجة.
- المهام الروتينية والمتكررة: وهي إجراءات يدوية يمكن أن تتم آليًا ، مما يقلل من احتمالية وقوع أخطاء بشرية. سيتم أيضًا تحويل الموارد البشرية إلى القطاعات التي تحتاج إلى مزيد من التفكير النقدي. تعد تحديثات برامج التشغيل الآلي للحالة والمراقبة وإدارة المخزون والأعمال الروتينية لإدارة المشروع من المهام الروتينية والمتكررة.
- المهام اليدوية الخطيرة أو التي قد تؤدي إلى الضرر: تسعى الشركات باستمرار إلى طرق لتقليل أو إلغاء حاجة الموظفين للقيام بمهام ضارة. بدون خوف من إصابة الإنسان ، تقبل الآلات الآلية مخاطر القيام بمهام مثل المعالجة على ارتفاعات محفوفة بالمخاطر أو الوصول إلى موقع مشع.